Demandes d'achat
Le circuit d'approbation des demandes d'achat
Qui demande, qui valide, qui commande : digitaliser le circuit des demandes d'achat.
introduction
Dans ce nouvel article nous allons voir ensemble les possibilités qu'offre l'ERP Odoopour digitaliser le circuit demandes d'achats afin d'approuver un bon de commande chez un fournisseur. Habituellement sous la forme papier, c'est la complétude des cachets remontant la hiérarchie qui avalise le bon de commande.
De la demande d'achat au bon de commande fournisseur
Dans Odoo, cela va se passer par des notifications par mail aux personnes ayant la responsabilité de l'approbation ou du refus. Suite à une demande de validation d'une demande d'achat, les responsables recevront un mail dans leur boite qui contiendra un mail permettant d'afficher directement le document et d'en faire la validation
ici, le demandeur s'appelle pour l'exemple "Support Senedoo". C'est lui qui a rédigé dans le module Achat, la demande d'achat et qui a demandé une validation
La demande d'achat :
Dans Odoo pour générer un bon de commande fournisseur, il suffit de cliquer sur "Confirmer la commande" pour générer un bon de commande. Mais quand une règle ou plusieurs règles d'approbation conditionne l'envoi du bon de commande, le clique ne génère pas un bon de commande mais envoie des demandes d'approbation aux différents responsables.
Ici on peut voir 2 petits avatars dans le bouton, ce qui indique qu'il y a 2 approbations à obtenir.
ici on voit qu'il y a déjà eu une approbation effectuée :
Cette indication sur le bouton, plus des informations dans le 'chatter' du document permet de connaitre précisément où en est la demande dans le circuit d'approbation.
Les responsables reçoivent chacun un mail leur demandant d'approuver (ou de refuser) le document :
En cliquant sur le bouton noir, ils accèdent à la demande d'achat dans Odoo pour l'examiner et voir où en est le document dans le circuit d'approbation :
Le responsable peut alors valider ou non la demande d'achat. Une fois toutes les demandes d'approbation effectuées, le bouton "Confirmer la commande" sera débloqué et la demande d'achat pourra être transformée en Bon de Commande qui pourra être envoyé ou imprimé
les deux approbateurs ont validé :
Paramétrage du circuit d'approbation
Nous avons vu ici un circuit avec 2 règles désignant 2 "approbateurs", par exemple, le responsable des achats et le directeur financier, mais on peut imaginer des circuits plus complexes. Odoo sait parfaitement gérer dans la version 18 tous les cas de figures imaginables. Ces paramétrages se font dans le module Studio (disponible avec les licences entreprise)
- L'approbation peut avoir jusqu'à 9 niveaux :
- L'approbation à un niveau donné peut être faite par une personne exclusivement ou un groupe de personnes
- L'approbation peut être déléguée en cas d'absence (cela suppose d'éditer la règle) pour une durée éventuellement limitée :
- On peut établir des règles à chaque étape de validation. Par exemple, l'approbation du DAF n'est requise que si le montant dépasse 1.000.000 F, etc.
Conclusion
Dans Odoo les possibilités de création de circuits d'approbation personnalisés sont quasiment infinies. Et pourtant l'utilisation est très simple.
En un clic, l'acheteur envoie les demandes d'approbation aux différents responsables, et Odoo va gérer la progression du document et va appliquer les règles automatiquement pour savoir à qui et quand envoyer les demandes d'approbation.
Cette digitalisation permet enfin d'avoir une traçabilité et évite qu'un document papier soit oublié sur un bureau ou ailleurs et puisse potentiellement bloquer toute la chaine d'approvisionnement. Chacun peut savoir, en temps réel, ou en est la demande dans le circuit.
Voilà, j'espère que cette découverte d'une fonctionnalité puissante du module Studio d'Odoo vous aura permis de vous rendre compte de l'efficacité de notre ERP préféré.
et voilà !
Si vous êtes intéressé par mieux connaitre Odoo, ou si vous envisagez de déployer ce magnifique outil dans votre organisation, n'hésitez pas à entrer en contact avec un de nos experts en cliquant sur le bouton "Contactez-nous" en haut de cette page.